Cara Membuat Kelas dan Mengisi Data Siswa di Jurnal Guru (Termasuk Impor Excel)

Semua pekerjaan administrasi di Jurnal Guru bermula dari satu tempat: menu Kelas & Siswa. Absensi butuh daftar siswa. Nilai butuh daftar siswa. Rapor, laporan resmi, bahkan rekap bulanan — semuanya menarik data dari sini. Artinya, semakin rapi kamu mengisi data kelas dan siswa di awal, semakin mulus seluruh pekerjaanmu setelahnya.

Kabar baiknya, mengisi data ratusan siswa tidak harus mengetik satu per satu. Jurnal Guru menyediakan impor massal dari Excel: siapkan file, unggah, dan seluruh kelas terisi dalam hitungan detik. Berikut panduan lengkapnya.

Prasyarat: Isi Data Sekolah Dulu

Sebelum membuat kelas, pastikan Pengaturan → Data Sekolah sudah terisi. Tanpa data sekolah, tombol simpan kelas akan ditolak dan kamu dialihkan ke halaman pengaturan. Ini disengaja — data sekolah menjadi kop resmi di semua dokumen, jadi sistem memastikannya ada sejak awal.

Kamu juga butuh akses tulis aktif: masa trial 2 hari atau langganan Guru Pro. Tanpa itu, akun berjalan dalam mode baca saja dan tombol simpan tidak berfungsi.

Langkah 1 — Membuat Kelas Baru

1. Buka Kelas & Siswa, lalu klik Tambah kelas.
2. Isi Nama kelas (wajib, maksimal 50 karakter) — misalnya "XII IPA 1" atau "Kelas 6A".
3. Isi Tingkat (opsional, misalnya "XII") dan Tahun ajaran (wajib; default terisi "2026/2027" — sesuaikan dengan tahun berjalan).
4. Klik Simpan kelas. Kamu diarahkan ke halaman detail kelas dengan pesan "Tambahkan siswanya di bawah."

Peringatan penting: nama kelas tidak bisa diedit setelah dibuat. Salah ketik berarti kamu harus menghapus kelas dan membuatnya ulang — dan seluruh data siswa, absensi, nilai, serta jurnal di kelas itu ikut hilang. Periksa ejaan baik-baik sebelum menekan simpan.

Langkah 2a — Menambah Siswa Satu per Satu

Untuk kelas kecil atau tambahan siswa pindahan, input manual paling praktis:

1. Di halaman detail kelas, buka kartu Tambah siswa.
2. Isi nama lengkap (wajib), lalu NIS, NISN, dan jenis kelamin (L/P — boleh dikosongkan).
3. Klik Tambah siswa.

Sistem otomatis menolak duplikat dengan tiga kunci: nama yang sama (tidak peduli huruf besar-kecil), NIS yang sama, atau NISN yang sama dalam kelas yang sama. Jadi kamu tidak perlu khawatir ada siswa terdaftar ganda karena salah klik dua kali.

Langkah 2b — Impor Massal dari Excel (Cara Tercepat)

Punya daftar siswa dalam file Excel? Jangan ketik ulang — impor saja. Cara ini bisa memasukkan ratusan siswa sekaligus:

1. Di kartu Import dari Excel, klik Unduh template Excel. Kamu mendapat file template-import-siswa-(tanggal).xlsx resmi.
2. Buka file-nya. Isi sheet "Data Siswa" mulai baris 2 — kolom A Nama Lengkap (wajib), B NIS, C NISN, D Jenis Kelamin (L/P, boleh kosong). Jangan mengubah teks atau urutan header. Ada sheet "Petunjuk" yang menjelaskan aturannya kalau kamu ragu.
3. Simpan sebagai .xlsx, .xls, atau .csv (maksimal 2 MB, maksimal 200 baris data), lalu pilih file dan klik Import siswa.
4. Sistem memproses: baris valid terimpor, baris duplikat dilewati dengan peringatan, dan jika ada baris error, seluruh impor dibatalkan disertai daftar baris bermasalah — jadi datamu tidak pernah setengah-setengah.

Dua detail cerdas yang patut diapresiasi: baris kosong tanpa nama dilewati otomatis, dan angka panjang seperti NISN diamankan dari pembulatan Excel — diformat sebagai teks agar angka 0 di depan tidak hilang. Masalah klasik "NISN 007… jadi 7…" tidak akan terjadi.

Langkah 3 — Melengkapi Biodata dan Foto Siswa

Data nama saja cukup untuk absensi, tetapi dokumen resmi butuh biodata lengkap. Klik tombol Ubah pada baris siswa untuk membuka modal, lalu lengkapi bagian Data tambahan:

• Foto siswa (JPG/PNG/WebP/AVIF, maksimal 2 MB — otomatis disimpan sebagai WebP; foto lama otomatis diganti).
• Tempat dan tanggal lahir, alamat rumah.
• Nama dan nomor HP orang tua/wali — ini penting, baca bagian WhatsApp di bawah.

Memanfaatkan Data: Tombol WhatsApp Orang Tua

Ini fitur kecil yang dampaknya besar. Klik nama siswa untuk membuka modal detail — di sana ada tombol WhatsApp yang langsung membuka chat (wa.me) ke nomor HP orang tua yang kamu isi tadi. Perlu mengabari orang tua soal ketidakhadiran atau nilai? Satu klik, tanpa perlu mencari nomor di kontak HP.

Di daftar siswa kamu juga bisa mencari berdasarkan nama/NIS/NISN, memfilter berdasarkan jenis kelamin, dan mengatur tampilan 10, 20, atau 50 baris per halaman — nyaman bahkan untuk sekolah besar.

Mengelola Data: Ubah dan Hapus dengan Aman

Menghapus siswa bisa satuan (tombol Hapus di tiap baris) atau massal (centang beberapa baris → "Hapus yang dipilih") — selalu dengan dialog konfirmasi.

Menghapus kelas adalah tindakan paling serius: tombol "Hapus kelas ini" di bagian bawah halaman detail akan menghapus permanen seluruh siswa, absensi, nilai, dan jurnal di kelas tersebut. Tidak ada tempat sampah, tidak bisa dibatalkan. Gunakan hanya jika benar-benar yakin — misalnya kelas salah tahun ajaran dan belum ada data penting.

Berapa Banyak Kelas yang Bisa Dibuat?

Tidak ada batas jumlah kelas maupun siswa yang terlihat di sistem — pembatasannya hanya lewat mekanisme trial dan langganan. Guru yang mengampu banyak kelas atau wali kelas yang mengelola data angkatan bisa memasukkan semuanya. Daftar kelas dikelompokkan per tahun ajaran, masing-masing kartu menampilkan jumlah siswanya, sehingga navigasi tetap rapi meski kelasm banyak.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

• Membuat kelas sebelum mengisi data sekolah — simpan ditolak, waktu terbuang bolak-balik.
• Salah ketik nama kelas — tidak bisa diedit; cek dua kali sebelum simpan.
• Mengubah header template Excel — impor gagal total; isi datanya saja, jangan utak-atik baris header.
• Menghapus kelas yang sudah berisi data semester berjalan — semua riwayat ikut lenyap permanen.

Dengan data kelas dan siswa yang rapi, kamu siap melangkah ke pekerjaan harian: absensi, jurnal, dan laporan yang jauh lebih ringan karena datanya sudah tersedia otomatis.

Siapkan Kelas Digitalmu Sekarang

Lima belas menit mengisi data hari ini menghemat berjam-jam kerja setiap bulan sesudahnya. Unduh template Excel-nya, impor daftar siswamu, dan mulai tahun ajaran dengan data yang rapi. Daftar gratis di Jurnal Guru dan buat kelas pertamamu sekarang.